Compta des freelances : un nouveau défi pour les RH

Avec la multiplication des freelances, la gestion de leur comptabilité devient un enjeu central pour les RH. Entre les différents statuts, les obligations fiscales et les risques de non-conformité, il est facile de s'y perdre. Comment les RH peuvent-elles s’assurer que tout est en ordre et transformer ce défi en opportunité ? Suivez le guide !

Les bases à connaître : la compta particulière des freelances

La micro-entreprise (l'ancien statut d'auto-entrepreneur) simplifie les démarches, mais elle a des limites importantes. Avec ce régime, le freelance bénéficie d’un abattement fixe (entre 34 % et 71 % selon son activité) et doit respecter certains plafonds de TVA. Par ailleurs, les RH doivent les connaître pour vérifier que les factures sont correctes. Un logiciel de comptabilité simple suffit donc amplement pour gérer la comptabilité des micro-entreprises.

L'entreprise individuelle au régime réel, c’est une compta plus compliquée : on déduit les frais réels, et les obligations comptables sont plus nombreuses. Pour les RH, cela veut dire qu’il faut demander d’autres documents et ajuster la façon de payer.

Adapter les documents RH selon les statuts

Ces différents statuts ont un impact direct sur le contrat. Ainsi, les RH doivent adapter leurs documents administratifs et leurs méthodes de validation selon le statut du freelance, surtout pour déterminer s’il facture la TVA ou pas.

La différence entre BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) et BNC (Bénéfices Non Commerciaux) définit comment le freelance sera imposé. Ce classement a des conséquences sur la facturation et sur ce qu’il peut déduire, des points clés lors des négociations tarifaires.

Les obligations comptables du freelance : ce que les RH doivent savoir pour bien collaborer

Pour facturer, il y a des mentions légales à ne pas oublier, une numérotation qui se suit, et des règles précises pour conserver les factures. Voici les points essentiels à vérifier :

• Les mentions légales obligatoires

• Une numérotation séquentielle correcte

• Une conservation rigoureuse des factures

La façon de tenir les comptes change selon le régime fiscal. Cela va d’un simple cahier de recettes pour les micro-entrepreneurs à une comptabilité complète pour ceux au régime réel, ce qui impacte directement la relation avec l’entreprise.

Il y a des dates précises pour déclarer son chiffre d'affaires et payer ses cotisations sociales, et les RH doivent en tenir compte. Anticiper ces dates permet d’éviter des retards de paiement, préservant ainsi une relation saine.

La gestion de la TVA demande une attention spéciale. Les RH doivent distinguer entre les freelances qui facturent la TVA et ceux relevant de la franchise en base, en vérifiant minutieusement que les informations obligatoires figurent sur les factures ; sinon, l’entreprise ne pourra pas récupérer la TVA.

Pour simplifier cette gestion, il existe des logiciels de comptabilité simples, comme Indy, qui proposent des offres gratuites ou payantes selon les besoins.

Plus que du recrutement : une vision RH stratégique qui inclut l'argent des freelances

Le bilan est inquiétant : une étude d’Oxford Economics montre que 43 % des cadres ne savent pas combien il y a de freelances dans leur boîte, et 48 % ne connaissent pas bien leurs missions. Ce flou met en lumière un manque de suivi conséquent.

Pour les RH, il est essentiel d’intégrer la gestion des freelances dans leur stratégie de compétences. Comme le disent les experts, les DRH doivent devenir des « stratèges des compétences », capables d’avoir une vision d’ensemble qui intègre les talents externes.

Mieux collaborer avec la compta et éviter les risques

Faire appel à des freelances apporte beaucoup de souplesse et une expertise pointue. Si leur compta est bien gérée, on en tire le maximum d’avantages tout en maîtrisant les coûts. C’est une manière d’optimiser les ressources de l’entreprise.

Les freelances ne sont pas uniquement des « fournisseurs », mais de véritables talents externes pour une entreprise. Ce changement requiert une collaboration étroite entre les RH, la compta et les équipes sur le terrain pour gérer efficacement ces collaborateurs externes.

Quels risques financiers, légaux et pour la réputation ?

Attention toutefois : les conséquences d’une mauvaise gestion peuvent être lourdes. On identifie notamment les principaux risques suivants :

• Un contrôle fiscal pouvant entraîner des redressements importants

• Des dépassements de budget mettant en péril la trésorerie

• Un risque juridique lié à un reclassement en contrat de travail

• Une image ternie par des retards de paiement

Les avantages concrets avec une organisation cohérente

En outre, une collaboration renforcée entre RH et comptabilité présente de nombreux bénéfices :

• Une sécurité accrue des démarches administratives

• Un contrôle optimal des coûts

• Une attractivité renforcée pour les meilleurs talents

• Une conformité juridique assurant une tranquillité d’esprit

Dans l’ensemble, une gestion rigoureuse de la compta des freelances offre à l’entreprise une meilleure maîtrise de ses ressources financières et humaines tout en consolidant ses relations avec ces professionnels essentiels.