RPS & crise sanitaire : comment adapter sa démarche pour la rendre plus efficace ?

À l’ère de la pandémie, la virtualisation du travail s’est grandement accélérée, devenant pour beaucoup de salariés la norme et non plus l’exception. Ce rapide changement dans l’organisation du travail ne se fait pas sans heurt : au caractère anxiogène de la crise sanitaire et à l’isolement que cette dernière induit, peut s’ajouter le sentiment d’être dépassé et de ne pas trouver sa place dans les nouvelles modalités du travail. Tout cela concourt à la création d’un terreau fertile sur lequel les risques psychosociaux menacent d’émerger ou émergent déjà avec une ampleur inédite. Pour faire face, il est nécessaire d’adapter sa démarche de prévention des RPS à la conjoncture exceptionnelle que nous vivons.

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Sommaire

1. Quelques rappels sur les RPS

2. L’obligation de prévention des employeurs

3. Prévenir les RPS : une démarche éminemment rentable !

4. Les chiffres du coût des RPS

5. RPS et Covid-19 : une hausse alarmante

6. Comment prévenir efficacement les RPS ?

1) Quelques rappels sur les RPS

En 2011, un collège d’expertise sur le suivi des RPS définit ces derniers comme « des risques pour la santé mentale, physique et sociale, engendrés par les conditions d’emploi et les facteurs organisationnels et relationnels susceptibles d’interagir avec le fonctionnement mental. »

Dit autrement, il s’agit de l’ensemble des éléments susceptibles de porter atteinte à l’intégrité physique et à la santé mentale des salariés au sein de leur environnement professionnel.

Ce même collège propose une classification de ces risques en six catégories :

• L’intensité et les temps de travail ex : objectifs trop élevés, déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

• Les exigences émotionnelles ex : impossibilité d’exprimer ses émotions, travailler avec « la peur au ventre »

• Le manque d’autonomie ex : tâches répétitives et monotones, surabondance de procédures à respecter, manque de formation et de compétences

• Les rapports sociaux au travail dégradés ex : agressivité, harcèlement, discrimination, faible reconnaissance, faible soutien

• Les conflits de valeurs ex : manque de sens, sentiment d’inutilité, conflit éthique

• L’insécurité de la situation de travail ex : menace pesant sur son poste, nombreux changements organisationnels, stratégiques ou technologiques

Les conséquences des RPS sont variées et peuvent être extrêmement graves : problèmes de sommeil, dépression, troubles musculosquelettiques (TMS), maladies psychosomatiques, etc.

2) L’obligation de prévention des employeurs

Pour éviter les RPS et leurs conséquences, les employeurs sont légalement tenus de « prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » (article L.4121-1 du Code du travail).

Cette obligation est matérialisée par le DUER : le Document Unique d’Évaluation des Risques, qui dresse dans chaque entreprise un inventaire des risques identifiés et propose des actions pour les prévenir en conséquence.

Ces problématiques se retrouvent également dans les négociations annuelles sur la Qualité de Vie au Travail, légalement obligatoires depuis la loi Rebsamen de 2015.

Enfin, récemment (décembre 2020), un nouvel Accord National Interprofessionnel (ANI) a été signé. Ce dernier porte plus spécifiquement sur la santé au travail et s’articule autour de trois axes majeurs :

• Une prévention renforcée des risques professionnels en entreprise

• La lutte contre la désinsertion professionnelle

• La promotion de la qualité de vie au travail, en lien avec la santé

Cet ANI apporte deux nouvelles actions clefs :

• Le « passeport de prévention », qui liste les formations suivies et les certifications obtenues en matière de sécurité et de prévention des risques professionnels

• Le renforcement du rôle du DUER qui se voit adjoindre un « programme annuel de prévention » obligatoire, accompagné d’un calendrier de mise en œuvre.

3) Prévenir les RPS : une démarche éminemment rentable !

Outre l’obligation légale, en matière de prévention des RPS, on pense souvent à l’intérêt des salariés. On pense en revanche bien moins souvent à l’intérêt des employeurs ! Les RPS sont en effet un véritable gouffre financier pour les entreprises et plus largement pour la société. Les éviter, c’est donc améliorer le bien-être général et réaliser de conséquentes économies !

4) Les chiffres du coût des RPS

5) RPS et Covid-19 : une hausse alarmante

Tout impressionnants qu’ils soient, les chiffres précédemment cités datent de 2013, soit bien avant l’ère de la Covid-19 et du confinement. Si l’on suppose une certaine linéarité entre les RPS et leur coût pour l’économie, il est probable que les coûts actuels des RPS soient bien plus élevés.

Les transformations brutales que la pandémie a apporté au monde du travail ont en effet eu pour conséquence une hausse significative des RPS et de leurs conséquences

6) Comment prévenir efficacement les RPS ?

Dans cette situation de crise inédite, adapter sa démarche de prévention des RPS est essentiel pour protéger ses salariés et ainsi armer son entreprise pour faire face aux défis de la conjoncture actuelle. Seulement, face au caractère anxiogène de la situation et à l’ampleur de la tâche, on peut vite se retrouver démuni et ne pas savoir comment procéder. Pour pallier ce problème, nous vous proposons une méthodologie en quatre étapes.

Étape n°1 : créer une équipe pour mener le projet RPS

Pour entreprendre ou pour ajuster une démarche de prévention des RPS, il convient en premier lieu de former une équipe à qui confier cette tâche.

Quels acteurs impliquer ?

Pour être efficace et espérer toucher l’ensemble des acteurs de l’entreprise, l’équipe doit être représentative des ces différents acteurs. Elle doit donc être multidisciplinaire et impliquer tous les niveaux de l’entreprise. Pour ce faire, on réunira :

• Des RH et, s’il existe, le responsable QVT, pour piloter le projet

• Des salariés volontaires

• Des managers

• Des représentants du personnel

• L’employeur ou bien des représentants de la direction

• Le service de santé au travail

Pour les petites structures, il peut également être tout à fait pertinent de faire appel à des intervenants externes tels que des infirmières, des psychologues du travail, des ergonomes, des experts RPS, etc.

L’importance d’impliquer le management

Les managers sont un levier pivot pour la prévention des RPS, particulièrement à distance, car ce sont eux qui sont au contact des équipes. Il est donc essentiel de les impliquer. Si elle concerne certes tous les acteurs de l’entreprise, une démarche RPS doit nécessairement être portée par la direction et l’encadrement pour avoir du sens et ainsi ruisseler dans toute l’entreprise. Pour ce faire, on veillera par exemple à communiquer les indicateurs lors des COMEX, puis à les transmettre à l’ensemble des managers et des collaborateurs.

Étape n°2 : Identifier & évaluer les risques

Une fois l’équipe formée, il s’agit maintenant de s’atteler à la tâche en commençant par l’identification des risques, puis leur évaluation. L’ensemble de la démarche de prévention reposant sur cette étape, il est particulièrement crucial qu’elle soit menée avec le plus de rigueur et de minutie possibles.

Quels indicateurs utiliser ?

La première mission est de déterminer quels sont les indicateurs à suivre. Si tous ont leur intérêt, certains peuvent être plus pertinents que d’autres selon l’entreprise, l’activité, et de manière générale, les caractéristiques propres d’une organisation. Il s’agira donc d’établir une hiérarchie.

L’Institut National de Recherche et Sécurité (INRS) distingue trois types d’indicateurs :

• Les indicateurs de moyens et de risques tels que : le nombre d’actions de formation en prévention, le nombre d’actions correctives mises en place, l’évolution du nombre de postes figurant dans le DUER, les mesures d’ambiance effectuées, etc.

• Les indicateurs du bilan annuel d’hygiène et de sécurité, et du rapport annuel du médecin du travail tels que : le nombre d’accidents du travail ou de maladies professionnelles, le taux de fréquence, le taux de gravité, le nombre d’incidents ou de presque-accidents, la fréquentation de l’infirmerie, etc.

• Les indicateurs RH tels que l’absentéisme, le turnover ainsi que d’autres éléments issus du bilan social.

Comment mener l’évaluation des RPS auprès des salariés ?

Tout essentiels qu’ils soient, les indicateurs seuls ne sont pas suffisants pour identifier et surtout évaluer les RPS auprès des salariés. Pour compléter vos données, il faut être à l’écoute des salariés et les interroger. Quatre niveaux d’écoute peuvent alors être envisagées

• Niveau 1 : Adjoindre des questions relatives aux RPS à l’enquête sociale annuelle

• Niveau 2 : Créer un questionnaire ponctuel dédié

• Niveau 3 : Réaliser une analyse sémantique de verbatim ou de commentaires recueillis grâce à des enquêtes ou lors d’entretiens semi-dirigés

• Niveau 4 : Mettre en place des groupe d’expression auprès d’échantillons représentatifs

Rédiger le DUER

Une fois les indicateurs déterminés et les informations réunies, débute la rédaction du DUER sur lequel se fondera toute action future en termes de prévention des RPS. Pour ce faire, 4 étapes à suivre :

• Préparer l’évaluation des risques À ce stade, cette étape a été réalisée : création de l’équipe, détermination des indicateurs, récolte d’informations auprès des collaborateurs.

• Identifier les risques Il s’agit d’analyser toutes les données collectées afin de déterminer les risques professionnels qu’elles indiquent. Pour cela, la classification des risques professionnels en six catégories, évoquée plus haut, peut être un outil utile.

• Classer les risques L’ensemble des risques a été identifié, il faut maintenant mener un travail de classification et de hiérarchisation : par fréquence, par gravité, par nouveauté, etc.

• Proposer des actions Une fois la liste des RPS établie et ordonnée, un travail de réflexion débute à nouveau pour déterminer quelles actions seraient pertinentes, possibles, efficaces, etc. Si l’équipe réunie pour mener le projet RPS est bien entendu en première ligne pour ce travail, il convient également d’être à l’écoute de l’ensemble des collaborateurs afin de déterminer collectivement ce qui est le plus judicieux et le plus à propos.

Étape n°3 : Agir

Le DUER est maintenant établi. Cela ne suffit cependant pas : la loi enjoint de faire suivre toute démarche d’évaluation par des actions concrètes, en cohérence avec les résultats de l’évaluation.

Les 3 niveaux de prévention

Pour l’efficacité de la démarche dans son ensemble, les actions entreprises doivent s’inscrire dans les trois niveaux de prévention :

• La prévention tertiaire Les RPS n’ont pas pu être prévenus et leurs conséquences se manifestent. Les actions de prévention tertiaire sont des actions « en réaction » à un dommage d’ores et déjà présent qu’il s’agit de limiter. Ce sont donc des actions d’urgence telles que des cellules d’écoute, de la médiation ou encore l’accompagnement psychologique.

• La prévention secondaire Les RPS sont présents mais n’ont pas encore de conséquences néfastes. Les actions de prévention secondaire ont pour but d’éviter les conséquences des risques psychosociaux en outillant les salariés pour faire face aux contraintes existantes. Cela peut prendre la forme d’outils, de procédures, de formations, d’informations, etc.

• La prévention primaire Les RPS ne sont pas encore présents. La prévention primaire est la seule « prévention » à proprement parler. Ses actions ont pour but d’informer, de sensibiliser pour anticiper et empêcher autant que faire se peut la manifestation de RPS. Il s’agit concrètement de transformer l’organisation du travail et de la culture d’entreprise en prenant compte les impacts humains. En toute logique, plus les actions de prévention primaire seront efficaces, moins les actions de prévention secondaire et tertiaire seront nombreuses.

Les 2 niveaux d’action

Aux trois niveaux de prévention se superposent deux niveaux d’actions complémentaires :

Les actions à l’échelle organisationnelle

À l’échelle de l’entreprise, les possibilités d’actions sont nombreuses. En fonction des résultats obtenus lors de l’évaluation des risques professionnels et de la réalité de l’entreprise, on peut par exemple agir sur :

• La coopération et la coordination des salariés Particulièrement pertinent à l’heure du télétravail, ce type d’actions agira sur l’organisation du travail individuel et collectif : rythmes de travail individuel, moments collectifs, transparence et organisation de la communication, etc.

• L’autonomie dans le travail Il s’agit d’un levier reconnu de satisfaction et d’intérêt pour les salariés. L’autonomie ne peut néanmoins pas advenir sans confiance des managers et responsabilisation des équipes, en ayant toutefois soin d’éviter de tomber dans la négligence.

• La clarification du cadre de fonctionnement de référence Pour éviter de se sentir livré à soi-même, et particulièrement dans le cadre du travail à distance, il est important d’être au clair sur son rôle, ses missions et ses responsabilités ainsi que de pouvoir se référer à des règles communes. Pour ce faire, la co-construction d’une charte de télétravail engageante peut être une possibilité pertinente.

• L’infusion d’une culture de la vigilance L’idée principale est de mieux pouvoir détecter les signaux faibles, révélateurs de RPS. Cela peut passer par la formation ou le soutien des salariés, par exemple. Néanmoins, la vigilance n’a de sens que si la culture d’entreprise permet également d’être vulnérable sur son lieu de travail, sans quoi rien ne sera détectable qu’une facticité émotionnelle ambiante.

Les actions à l’échelle individuelle

Des actions peuvent également être menées à l’échelle individuelle afin de rendre chaque salarié acteur dans la détection des RPS.

notamment en leur fournissant les ressources pour identifier leurs propres signaux faibles d’alerte, et ainsi réagir au plus vite.

• Transmettre une pédagogie globale autour des RPS Il est possible de rendre chaque salarié capable de détecter ses propres signaux faibles d’alerte, ce qui leur permettra de réagir au plus tôt si jamais des RPS se manifestent. On peut par exemple leur proposer divers questionnaires d’auto-évaluation, comme le fait Moodwork, sur le niveau d’épuisement, sur l’état émotionnel ou encore le niveau de stress. On peut également agir par la formation et la sensibilisation afin de permettre une meilleure reconnaissance des signes et symptômes des RPS, chez le salarié lui-même ou bien chez ses collègues.

• Instaurer un soutien de proximité Pour faciliter l’expression des collaborateurs à propos de la vulnérabilité qu’ils peuvent ressentir, il est important de tenir à leur disposition des personnes qui pourront recueillir leur parole et les soutenir. Il peut s’agir de référents RPS ou bienveilleurs, de coachs ou de psychologues du travail, internes ou externes à l’organisation. L’essentiel est que chaque salarié qui se retrouve dans le besoin sache qu’il est soutenu et qu’il peut se tourner vers une personne qui se proposera de l’aider avec bienveillance.

Étape n°4 : Piloter, suivre & communiquer

Enfin, il s’agit d’assurer la pérennité du système de prévention mis en place. Pour maintenir sa pertinence et son efficacité, ou bien pour l’améliorer, plusieurs actions sont à menées :

• Faire suivre chaque action menée par une évaluation Tout comme dans le DUER chaque évaluation est suivie d’une action, faire suivre chaque action d’une évaluation contribue à créer un cercle vertueux dans l’entreprise qui contribuera, le cas échéant, à la correction ou l’amélioration des actions mises en place et du dispositif dans sa globalité.

• Mesurer l’efficacité globale du système mis en place Pour ce faire, on observe les indicateurs initialement retenus et leur évolution.

• Mener des retours d’expérience Comme pour l’ensemble de la démarche, il est ici aussi nécessaire de mobiliser les différents acteurs de l’entreprise pour que les ajustements qui découleront de leurs retours soient au plus près de leurs besoins et de leurs attentes.

• Continuer de promouvoir les actions de prévention des risques et pour ce faire, communiquer régulièrement auprès de l’ensemble des collaborateurs les moyens mis en place, l’atteinte des objectifs ou la progression vers ceux-ci. On veillera également à régulièrement communiquer les indicateurs clefs lors du COMEX afin que les RPS fassent véritablement partie de la stratégie de l’entreprise.

Toutes les informations et les données de cet article sont tirés du livre blanc de Moodwork intitulé « Le guide pour une démarche de prévention des RPS efficace en 2021 »

Un article de Moodwork, rédigé par Laurie Thierry