Le mail ne doit pas devenir le seul outil de relations

 

 

FoxRH a rencontré Jean Grimaldi D'Esdra, auteur de l'ouvrage : "L'empire du mail : Management, contrôle et solitude? " aux éditions Gereso.

Il nous fait le plaisir de répondre à quelques questions pour comprendre l'utilité des nombreux mails que l'on reçoit quotidiennement, la surabondance des messages qui encombrent la vie quotidienne dans l'entreprise.

 

1. Qu’est-ce qui vous a poussé à rédiger cet ouvrage ?


­

J'anime des séminaires de formation depuis plus de vingt ans et j’ai vu apparaitre une cassure il y a environ 6 et 7 ans. De nombreux managers saturés donnent comme cause de leur mal-être le mail chronophage bien qu'il y ait certainement d’autres causes.

 

Je pense que cette cassure est arrivée à cause de deux raisons. Tout d’abord, le temps de production mail a explosé. Le mail est devenu l’outil de travail universel. Certains managers passent 4/5 heures par jour à traiter leurs mails. Nous avons atteint une limite.

 

Le deuxième point concerne une dérive des modes de travail vers une grande déresponsabilisation, contrairement au discours en vogue : " J’envoie un mail, je relance l’autre, je me couvre, je multiplie les doubles, les copies pour me protéger ". Est-ce un vrai travail ? Sans doute pas, mais cela occupe et justifie sa propre mission.

 

J’ai voulu comprendre comment se réalisait cette mutation du métier de manager : les causes, les cheminements, les travers, les dangers et surtout qu’elles pouvaient être les voies d’une meilleure maîtrise d’un simple outil prenant une telle importance. Nous avons perverti un outil de communication.

 

2. Comment peut-on expliquer que l’utilisation du mail (en interne) soit devenue si importante ? Cela dit-il quelque chose de notre société ?

 

Le courrier électronique est gratuit, instantané et facile d’utilisation. La peur devant l’écrit, sur la feuille blanche, s’est évanouie. Le courrier électronique assure notre visibilité auprès de nombre de correspondants. Il est en soi un message à notre hiérarchie, à nos collaborateurs,  à nos correspondants et à nos clients : « Moi, je travaille et je réagis en temps réel. » Subrepticement le travail de contacts, de reporting, de communication, d’accompagnement, de prospection, passe du réel au virtuel.

 

L’ Autre s’éloigne, les relations difficiles sont modifiées par la substitution de l’écrit à la parole. Pour connaître les personnes, il faut du temps. Dans nos relations aux autres et aux membres de nos équipes, il y a une phase de découverte qui se renouvelle en permanence. Lorsqu’il y a un problème, la personne vient vous voir, peut-être parce qu’elle a fait une erreur ou bien n’a pas tout compris. 

 

Quand on pose seulement une question par mail, la réponse revient de manière rapide, même si elle n’est pas forcément cinglante ni irrespectueuse. Mais il n’y a plus le temps de la création de la relation.
 

3. Dans L’empire du mail, à quel moment bascule-t-on dans le côté obscur de la force ?
 

On bascule dans « le côté obscur » quand l’envie et le goût des relations directes disparaissent ; quand côtoyer, découvrir les autres n’est plus un plaisir mais une charge, un poids, un ennui.

 

4. Quid des nouveaux outils collaboratifs. Les logiciels de messageries instantanées, par exemple, sont-ils le bras armé de la force obscure ?

 

Dans un travail d’équipe bien soudée, sachant fonctionner en commun, le logiciel de messagerie instantanée est un outil efficace.

 

Mais sans connaissance réciproque des hommes, l’outil prendra le pas, inéluctablement. Sa vitesse, sa réactivité iront plus loin que la seule volonté des individus. Ne jamais oublier l’effet multiplicateur et l’effet vitesse de la communication électronique, les conséquences sont fortes. La facilité apparente de la technologie gomme la nécessité de prendre du recul, de chercher à comprendre, de ruminer les arguments essentiels qui parleront efficacement.

 

5. Que conseilleriez-vous à un manager qui souhaiterait diminuer l’utilisation des mails entre ses équipes ?

 

D’abord incarner un style de relation : voir, parler au lieu d’écrire ! La nuance est difficile à l’écrit : pas de sourire, pas de regard, pas de gestuelle.

 

Ensuite définir en équipe un mode opératoire des communications au sein de l’équipe (mail, sms, entretiens, réunions...) : se dire les choses explicitement , parler de ses préférences en terme de communication, expliquer aux autres le pourquoi de ses préférences.

 

Enfin, montrer en permanence : être à côté des gens pour leur indiquer très concrètement comment faire, dire et traiter un problème.

 

Le mail bien rédigé, mais plus rare, gardera une vraie force de persuasion. Beaucoup d’entre nous ne lisent plus les messages arrivant en permanence.

 

6. Comment peut-on apprendre à mieux maitriser l’utilisation de sa boite mail au travail ?
 

Si votre vie personnelle reste la chose la plus importante à vos yeux ? Prouvez le !

 

Trois conseils s’imposent:

 

- Chiffrez votre consommation mail quotidienne : envois et réception. Evaluez pour réagir !

 

- Sachez refuser la facilité de la communication par mail. Il faut rencontrer les gens pour les écouter, pour les connaître, pour les convaincre ou bien téléphonez.

 

- Délimitez une frontière entre temps personnel et temps professionnel. Les frontières sont poreuses, votre espace peut être envahi et votre esprit ne sera jamais au repos, vous ne serez jamais pleinement à ce que vous faites.

 

7. Un dernier mot pour conclure ?

 

Le mail est un outil de liaisons qui ne doit pas devenir le seul outil de relations !

Partager sur Facebook
Partager sur Twitter
Please reload

Notre selection
Please reload

Nos articles les plus lus

"La maitrise de la voix est un formidable vecteur de bien être&qu...

La transformation digitale n'est pas une question d'outils mai...

Le coworking : une nouvelle manière de travailler ?

"Ce boulot est pour moi" ou comment réussir à décrocher le j...

Grande enquête RH : la place des femmes dans la fonction RH

Interview : Comment recruter sans discrimination ?

1/1
Please reload