• Sarah Ghouas

Les outils collaboratifs, nos nouveaux meilleurs amis : top 6 des outils les plus performants


Le mode de travail a fortement évolué ces dernières années. Aujourd’hui, le travail à distance, l’instantanéité et l’importance des synergies oblige les entreprises à s’appuyer sur les outils collaboratifs.

L’expression « outil collaboratif » que l’on peut aussi appeler outils de TCAO (travail collaboratif assisté par ordinateur), désigne la multitude d’outils numériques tels que les plateformes, sites, applications, serveurs etc. Ces différents outils numériques favorisent la communication, le partage d’informations et de contenus, de coordination et de partage.

Permettant de produire et d’utiliser l’intelligence collective, le travail collaboratif - plusieurs agents coopérant dans le but d’atteindre un objectif, résoudre en commun une problématique- est devenu un indispensable.

Pour les responsables RH, il est important que ces derniers étudient et assimilent l’usage de ces nouvelles technologies, afin de d’accompagner et d’inciter les collaborateurs de l’entreprise à les utiliser, dans le but d’optimiser le travail d’équipe.

Quels sont les outils numériques utiles et à quoi servent-t-ils ?

Ce réseau social professionnel pour les entreprises est quasi identique à la version classique de Facebook, on y retrouve les mêmes fonctionnalités (mur de publication, commentaires, likes…).

Réel espace de collaboration et de partage, ce réseau permet d’interagir en temps réel avec ses collègues via la messagerie instantanée, les appels vocaux/ vidéos, les vidéoconférences ou encore par l’envoi de fichiers (documents, images, vidéos, etc.)

Il est possible de retrouver rapidement un collègue ou des informations, de suivre l’actualité de l’organisation en temps réel en recevant des notifications, de traduire instantanément un texte en plusieurs langues et de travailler avec d’autres outils d’entreprise tels que Dropbox, Office 365 etc.

Avec un taux d’adoption de 90%, ce réseau, très facile d’utilisation, ne nécessite pas de formation étant donné que la plupart des membres de l’entreprise ont déjà utiliser Facebook.

C’est un service de stockage de fichiers en ligne, qui permet aux utilisateurs de synchroniser les fichiers sur un serveur sécurisé, accessibles via les smartphones, tablettes, ou ordinateur.

Plusieurs options s’offrent aux utilisateurs :

  • Dropbox basic : un espace de stockage de 2 Go gratuit

  • Dropbox pro : une sécurité renforcée, la possibilité de mettre un mot de passe pour l’accès aux fichiers, et la consultation restreinte sans possibilité de modification à 19.99€

  • Dropbox business : destiné aux utilisateurs ayant besoin d’espace de stockage conséquent et de fonctionnalités encore plus avancées. L’offre business se décline en 3 forfaits permettant de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise (ou du particulier).

De plus, la fonctionnalité Dropbox paper permet le traitement de texte collaboratif sur un même fichier et de commenter le document en temps réel.

Google Drive est aussi un service de stockage et de partage de fichiers cloud crée par Google. Cette suite bureautique permet de synchroniser, modifier et partager les documents (textes, feuilles de calculs, dessins, formulaires…) entre plusieurs utilisateurs qui y ont accès à tout moment via ordinateurs ou appareils mobiles.

Il permet de trouver les éléments importants avant d’avoir lancé la recherche grâce à l’IA de Google, d’organiser les fichiers d’équipes dans un espace de partage et d’accéder aux fichiers depuis votre ordinateur sans navigateur.

Le visionneur de fichiers de Google Drive permet de visualiser en ligne : les fichiers images, textes, sons et vidéos, microsoft word, excel et powerpoint, adobe portable document format, illustrator et photoshop, et bien d’autres.

L’édition basic offre 30 Go d’espaces de stockage gratuits. Au-delà, les éditions Business et Entreprise offrent un espace de stockage adéquat aux besoins de l’entreprise ou du particulier. Pour ces derniers, seuls les services utilisés sont facturés.

Framapad est éditeur de texte collaboratif en ligne. Il se rapproche de Word par sa simplicité et de Google Drive par le travail collaboratif en temps réel.

Sur Framapad, l’inscription n’est pas nécessaire et il existe la possibilité d’importer ou d’exporter son document sous différents formats. Chaque utilisateur se voit attribuer une couleur et un pseudonyme (modifiable) qui apparait en temps réel lors de l’insertion du texte. Le document est enregistré automatiquement au fur et à mesure de l’insertion de texte.

Il est possible d’inviter des collaborateurs en envoyant l’adresse de l’URL du document et d’échanger avec ces derniers sur le tchat. De plus, la restauration d’ancienne version est possible depuis l’historique et le nombre d’intervenant en simultané est illimité.

Google agenda est une application Google permettant le partage d’évènements et d’agendas, ainsi que la publication sur internet ou un site web. Pour l’utiliser il suffit d’avoir un compte Google.

Les fonctionnalités de cette application sont multiples : gestion de l’agenda facilité, planning simplifié, et importation d’évènement depuis la messagerie Gmail.

Doodle est un service en ligne permettant principalement de convenir d’une date d’évènement ou de réunion à l’unanimité grâce à un sondage.

L’utilisation est très simple : l’organisateur se connecte sur Doodle, crée une page personnalisée en indiquant la raison, et suggère les dates possibles et les horaires de la réunion/évènement, puis il partage l’URL à tous les participants. Ces derniers pourront indiquer leurs disponibilités et leurs préférences, ainsi que visionner les réponses des autres collaborateurs.

Doodle permet de suivre les sondages sur mobile et tablette, et de recevoir les notifications d’activités.

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