Dans cet article, Preventech consulting nous partage leur expertise sur le travail hybride.
Sommaire :
La transition vers le travail en distanciel
Le travail hybride
Le flex office et sa réalité sur le terrain
Le travail Hybride les atouts et les points de vigilance
Quelques recommandations de Preventech
1) La transition vers le travail en distanciel
Depuis la crise sanitaire, les situations de travail ont grandement évolué. En 2020 le télétravail s’est développé au sein de divers domaines professionnels principalement dans un souci de protection de la santé des salariés face à la transmission du virus. Par la suite nous avons pu réaliser de nombreux retours d’expériences afin d’améliorer de manière continue, les situations de travail dites en « mode dégradé » rencontrées pendant cette période. Comme toute transformation, un temps d’adaptation a été nécessaire pour l’appréhender. A l’heure actuelle nous sommes passé à un télétravail presque forcé et sans accompagnement réel, à une normalisation de ce mode de travail.
Ce changement a été brutale, il a tout d’abord augmenté la charge mentale des opérateurs dans leurs activités, il a demandé une transformation des anciens process et a modifié totalement l’organisation de travail. De plus l’aspect technique et le manque de matériel, n’a pas été favorable à l’acceptation du télétravail par les collaborateurs. Il a d’ailleurs parfois été négligé par les entreprises. De nombreux collaborateurs travaillent encore en mode dégradé ayant accepté leur situation de travail.
Cependant d’un point de vue ergonomique à long terme, les conséquences du manque de moyens matériels et organisationnels auront des impacts négatifs sur la santé de ces derniers. Lorsque nous parlons de santé, cela prend en compte l’aspect physique mais aussi l’aspect mental (le vécu du travail).
Le fait de ne pas avoir de matériel adapté en télétravail augmente le risque d’apparition de TMS (Troubles Musculosquelettiques). De plus, les normes ergonomiques d’installation au poste de travail sont généralement négligées par manque de connaissances de ces dernières. Le nombre d’AT/MP est un bon indicateur de l’impact que le télétravail peut avoir lorsqu’il n’est pas accompagné. La démotivation des salariés se fait ressentir et se traduit souvent par de la somatisation.
Une enquête nationale de la Dares (Tracov) menée entre le 25 janvier et le 7 mars 2021 permet d’apprécier, entre autres, l’impact de la crise sanitaire sur les conditions de travail, notamment en termes de télétravail et d’usage des outils numériques.
Cette enquête montre notamment que 14 % des salariés qui ont télétravaillé pendant cette période ont connu une dégradation de leurs conditions de travail, alors que ce taux n’était que de 9 % pour les non-télétravailleurs. Les télétravailleurs ont vu leur temps de travail augmenter, d’autant plus qu’ils télétravaillaient fréquemment, et leur soutien social (aide des collègues ou du supérieur) diminuer proportionnellement au nombre de jours télétravaillés. Enfin, les télétravailleurs ont connu plus de troubles du sommeil et plus de douleurs qu’avant la crise.
Source : Télétravail : quelques chiffres - INRS
Le télétravail ne peut pas être une transposition de l’activité sur site au domicile. Il faut alors revoir tout le système de travail.
Nous avons observé d’après le sondage sur le futur des entreprises et leurs lieux de travail, mené par génie des lieux sur le territoire français auprès de 3908 professionnels en 2021, que les salariés préfèrent plutôt venir en présentiel pour animer des réunions (74%) ou pour résoudre des activités difficiles (73%). Potentiellement pour avoir les conseils du collectif de travail. Et 74% des télétravailleurs privilégient le travail à distance pour réaliser des activités de rédaction. Des tâches différentes sont réalisées en fonction des lieux de travail (en présentiel ou à distance). Données importantes qu’il faut prendre en compte lors du changement vers le travail dit « hybride ».
Selon le baromètre télétravail 2021 publié par Malakoff Humanis, le nombre de jours télétravaillés continue d’être élevé avec en moyenne 3,6 jours par semaine en moyenne, contre 1,6 jour en décembre 2019. Construire un équilibre entre Qualité de Vie au Travail (QVT) et prévention des risques professionnel est alors un enjeu majeur lors du passage à ce nouveau mode de travail.
2) Le travail hybride
La définition du travail hybride ne se résume pas uniquement entre le fait d’être en présentiel ou en distanciel. C’est plutôt une « hybridation » de l’organisation des activités de travail, de la formation ou encore des métiers au sein d’une entreprise.
Au-delà de la réticence de certains salariés par rapport au travail hybride, de nombreux dirigeants se sentent démunis face à ces changements. Les modes de supervision, de communication, de transmission des données et de management, doivent être revus et adaptés à la nouvelle organisation des pratiques de travail. Chose qui a été compris par la majorité des structures et démontre une vraie remise en question des procédés de travail.
D’après le sondage de génie des lieux sur le territoire français, 64% des entreprises ont besoin d’un accompagnement pour le passage à l’hybridation quasi inévitable du travail. D’une part pour améliorer les espaces de travail afin qu’ils correspondent aux besoins des collaborateurs ; et d’autre part pour rassurer les sur les enjeux sanitaires.
Pour la mise en place de ce qu’on nomme le travail hybride, il faut alors prendre en compte une partie de l’activité en présentiel et une autre en distanciel, avoir du matériel et des espaces en adéquations. Le flex office tente de répondre à l’ensemble de ces critères lorsqu’il est pensé en amont.
3) Le flex office et sa réalité sur le terrain
D’après la définition de génie des lieux, Le flex office est l’absence de bureau attitré. L’employé peut travailler dans un nouvel espace de travail chaque jour, dans un open space, une salle de réunion, une salle de coworking… et même chez lui. Car le il comprend également le télétravail.
C’est donc une transformation des usages sur le site de l’entreprise et dans l’organisation de son travail (en présentiel et à distance), ce qui correspond bien aux notions évoquées dans le travail hybride.
Le flex office peut métamorphoser la qualité de vie au travail au sein d’une entreprise et favoriser le travail collaboratif mais sous certaines conditions. Cela impose comme énoncé pour la mise en place du télétravail, de mettre à disposition tout le nécessaire pour de bonnes conditions de travail (matériel, outils numériques, TIC, espaces de travail…).
L’aménagement des espaces doit être penser en fonction des activités qui vont se dérouler au cours de la journée de travail, pour que cela ne soit pas contre-productif. Nous retrouvons du mobilier modulable, pour par exemple organiser une réunion ai pied levé ou de suivre une visioconférence… Le bien-être du salarié est au cœur de la démarche pour la productivité. Un temps d’adaptation pour les collaborateurs est nécessaire. Chacun doit trouver sa propre place parmi les bureaux disponibles ou un environnement de travail propice. Pour les dirigeants, cela demande un management à distance, il est nécessaire de laisser des marges de manœuvre et de faire confiance à ses employés.
4) Le travail Hybride les atouts et les points de vigilance
D’un point de vue ergonomique les modes de travail hybrides ont des avantages et des limites.
Pour le télétravail :
Pour le Flex office :
5) Quelques recommandations de Preventech
Notre équipe de consultants, a soin de vous accompagner dans votre démarche de transformation et d’amélioration continue des conditions de travail. Nous vous proposons donc des recommandations pour une transition vers l’hybridation de vos activés de travail.
Tout d’abord, vous devez continuer à être en veille constante par rapport aux indicateurs internes. Ici nous parlerons surtout des données liées au RPS (Risques psychosociaux) et aux TMS (Troubles Musculosquelettiques) au sein de vos services et ceux peu importe l’activité. La nouvelle organisation du travail que vous allez mettre en place doit comme auparavant, respecter les normes ergonomiques concernant les environnements de travail et préserver la santé physique et mentale des collaborateurs.
D’après un sondage sur le futur des entreprises et leurs lieux de travail, mené par génie des lieux sur le territoire français auprès de 3908 professionnels. 77% des entreprises ont pour but de faire revenir les collaborateurs sur site en 2021. 59% des entreprises sont intéressée par de nouvelles façons de manager et 61% à l’organisation des nouveaux modes de travail. Pourtant 61% des entreprises en 2021 ne prévoient pas d’intégrer les salariés à la démarche, ni même de les interroger à une étape du changement.
a. L’acceptation du travail hybride au sein de vos équipes :
Une transformation doit être participative pour motiver les collaborateurs dans le changement. L’intégration de ces derniers dans la démarche du changement organisationnel et de leurs espaces de travail est donc essentiel pour la réussite du projet.
Une communication transparente favorisera un climat de confiance et réduira les préoccupations dans le collectif. Pour les impliquer vous pouvez par exemple constituer des groupes de travail (activités de travail avant changement / activités futures en travail hybride) et exploiter les données qui en découlent. L’intérêt principal de cette méthodologie est une compréhension précise des usages, des besoins et de l’activité de travail de l’ensemble des collaborateurs. Une fois la réalité du terrain et de l’activité vous pourrez adapter au mieux les espaces de travail et les procédés de production.
b. Une bonne charte télétravail un point clef :
La bonne mise en place du télétravail passe tout d’abord, par la construction d’une charte ou d’un accord. Cette charte permettra aux équipes d’être rassurées quant aux dispositions mises en place par l’entreprise pour facilité et réguler leurs activités à leur domicile. Pour élaborer une charte ou négocier un accord sur le télétravail, l’Anact à identifier 10 recommandations qui sont les suivantes :
1. Définir un cadre ajustable (modalités de suivi, d’évaluation ; prévoir un examen régulier de réussite en CSE, partager un bilan annuel sur des données quantitatives et qualitatives, prévoir que l’organisation en télétravail puisse être adaptée),
2. Rendre possible le télétravail quand une partie des activités peut-être télétravaillée (ne pas définir les métiers et fonctions susceptibles d’être télétravaillables, mais s’entendre sur les critères d’éligibilité au télétravail).
3. Favoriser les dynamiques d’apprentissage (prévoir des mesures facilitant l’apprentissage individuel et collectif),
4. Adopter un formalisme proportionne aux besoins de l’activité (ne pas multiplier les procédures administratives, laisser la flexibilité pour adapter le télétravail et éviter le choix s’appliquant toute l’année entière…),
5. Proposer des alternatives au télétravail à domicile (recours aux espaces sur d’autres sites de l’entreprise, en cas de télétravail massif définir les conditions pour un retour sur site avec les représentants, faire passer un questionnaire pour améliorer les conditions de travail sur site…),
6. Facilité l’appropriation et l’usage des équipements et TIC / Anticiper les impacts (identifier avec les salariés les outils numériques et TIC prioritaires, formations sur les outils et temps de partage de pratiques, faire des retours d’expériences pour développer les compétences numériques des collaborateurs, identifier l’impacte de l’usage des outils numériques dans leurs métiers),
7. Ne pas multiplier les outils et procédures de contrôle (prévoir des horaires de joignabilité adaptés qui prennent en compte les temps de pause, de repos, temps de coordination et temps de travail au calme, sensibiliser au respect des temps (Réunions courtes, envoi des mails aux heures d’ouverture…), et outiller l’encadrement concernant les méthodes de soutien et de régulation de la charge de travail).
8. S’intéresser aux causes (dans le cadre su CSE prévoir des moyens d’alerte concernant une situation de surconnexion et une analyse des causes pour trouver une solution, en télétravail exceptionnel adapté la charge de travail en prenant en compte les contraintes individuelles).
9. Prévoir des coopérations renforcées au service de la prévention (clarifier le rôle de chacun dans la démarche de prévention des risques professionnels que cela soit à distance ou en présentiel, outiller les managers à la reconnaissance des signaux lors de problématiques liées au travail à distance, aider les représentants du personnel pour maintenir le lien avec les salariés à distance).
10. Soutenir le management à distance (définir les missions du management et les moyens nécessaires, prévoir que soient abordées les conditions du management à distance et les évolutions de la charge de travail qui peuvent être liées).
c. Recommandations pour aller plus loin :
-Formation des managers ou nouveaux modes de supervision et d’accompagnement des collaborateurs
-Renforcement de la cohésion (groupe de travail sur les nouveaux espaces et/ou process,
-Diagnostic RPS (Risques psychosociaux),
Un article rédigé par notre partenaire Preventech Consulting
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