Depuis Mars 2020 le télétravail s’est fait une place dans les entreprises, jusqu’à devenir une norme, nécessitant alors la réorganisation de multiples process et l’adaptation du management. Deux enjeux essentiels pour les RH. Sans surprise l’onboarding n’a pas échappé à cette nouvelle règle. Il a fallu repenser l’arrivée et mettre l’accent sur la bonne intégration à distance des nouveaux collaborateurs. Nous reviendrons au travers de cet article sur la définition même de l’onboarding, son application à distance, les étapes à suivre et les enjeux pour les professionnels RH. Sommaire :
Concrètement, l'onboarding c'est quoi ?
Les raisons de l'onboarding à distance
Une intégration en 4 étapes :
Communiquer avec lui en amont
Veiller à ce que le collaborateur ait un bon environnement de travail
Prendre le temps
Garder en permanence le contact
Un onboarding RH 100% distanciel, est-ce vraiment possible ?
1. Concrètement, l’onboarding c’est quoi ? C’est un terme qu’on utilise principalement dans le secteur des ressources humaines et qui fait référence au processus d’intégration d’un⸱e employé⸱e nouvellement embauché⸱e dans une entreprise. Aucun doute, je suis certaine que vous savez qu’une bonne intégration est primordiale pour une prise de poste réussie. Un processus d’intégration qui a du évoluer ces derniers mois dans un contexte de pandémie. 2. Les raisons de l’onboarding à distance Depuis la pandémie mondiale, le télétravail s’est installé dans les mœurs. Les entreprises ont dû s’adapter pendant le premier confinement puis le 2nd puis le 3ème ... Notre manière de travailler a été complètement bouleversée mais cela nous a permis d’entrevoir d’autres perspectives. En effet, 80% des dirigeants d’entreprises mondiales prévoient de permettre à leurs employé⸱es de télétravailler partiellement une fois que cette pandémie sera terminée.
Mais ce n’est pas pour autant que les recrutements n’ont pas lieu. La vie continue et les entreprises proposent toujours des offres d’emploi. Dans le cas des professionnels RH, intégrer une société en télétravail peut s’annoncer compliquer au vu des enjeux de leurs postes. En effet, un.e DRH par exemple, est à la tête de beaucoup d’aspects liés à la vie de l’entreprise. La nécessité d’échanger avec l’ensemble des parties prenantes en début d’exercice peut bien entendu se faire en visio mais n’aura pas le même impact qu’en présentiel.
Afin de déjouer cette problématique, nous allons vous donner quelques conseils pour réussir l’onboarding d’un⸱e professionnel.le RH.
3. Une intégration en 4 étapes Le contact humain a toujours été le facteur principal pour une intégration réussie. Cela rassure de voir et parler à une personne en face de nous. Mais nous sommes là pour vous aider à mettre à l’aise votre nouveau collaborateur, même à distance ! Étape 1 : Communiquer avec lui en amont
Ce conseil peut paraître évident, mais il est parfois négligé.Il est important que le salarié soit au courant de tout ce qui l’attend. Vous pouvez lui envoyer un mail une semaine avant son premier jour de travail afin qu’il puisse aborder son nouvel environnement sereinement. Ce mail pourra comporter certaines informations nécessaires telles que l’organisation de sa première journée ou encore des identifiants de connexion.
Le 1er jour, il est nécessaire que votre collaborateur rencontre l’équipe avec laquelle il va travailler. Un visio qui se voudra informel et détendu pourra être organisé avec les membres du service. Le professionnel RH devra aussi solliciter des RDV, afin de faire un état des lieux, avec les collaborateurs qu’il jugera prioritaire dans le cadre de ses 1ères missions.
Ce travail d’audit est essentiel pour une fonction en direction RH par exemple. Le relationnel est essentiel dans les métiers RH. Il est donc important de ne pas négliger ces moments privilégiés. Il faudra bien préparer ses premières journées avec plusieurs rendez- vous pour se mettre rapidement dans le bain.
Lors de son premier jour, vous lui enverrez un mail d’accueil comprenant des informations pratiques et administratives susceptibles de répondre à certaines de ses interrogations.
Etape 2 : Veiller à ce que le collaborateur ait un bon environnement de travail
Pour s’assurer de son bien-être, veillez à ce que votre nouveau collaborateur puisse disposer d’un bureau et d’une chaise confortable ; s’il a une connexion Internet fiable ou s’il a besoin de tout autre matériel que vous auriez la capacité de lui fournir. De plus, il faut qu’il ait accès à tous les logiciels avec lesquels il va travailler : SIRH, logiciel de paie, ATS,... Une bonne prise en main est indispensable, il faudra donc prévoir différentes formations à distance pour s’assurer qu’il soit rapidement opérationnel.
Etape 3 : Prendre le temps
« Rien ne sert de courir, il faut partir à point ». Chacun a un rythme différent pour prendre ses marques. Il faut aussi s’adapter à votre nouveau collaborateur RH et prendre le temps de bien présenter votre entreprise et ses nouveaux collègues. Encore plus pour un professionnel RH qui se doit de connaître l’écosystème de l’entreprise. N’oublions pas que la relation humaine reste au cœur d’une intégration réussie. S’il y a beaucoup de collaborateurs au sein de votre entreprise, vous pouvez lui fournir un organigramme pour qu’il puisse mieux se situer.
Etape 4 : Garder en permanence le contact
Une bonne communication est la clé pour une intégration réussie. Votre nouveau salarié RH doit pouvoir correspondre à n’importe quel moment avec son manager, ses collaborateurs ou un de ses collègues. Pour cela, il doit disposer des coordonnées de chaque membre. Il faudra aussi pensez à l’ajouter aux groupes de discussions formels et informels de l’entreprise. Ainsi, il pourra s’imprégner de l’ambiance. De plus, n’oubliez pas d’organiser des cafés virtuels ou e- afterworks !
4. Un onboarding RH 100% distanciel, est-ce vraiment possible ?
Intégrer un professionnel RH à distance s’avèrera être un véritable défi. Il sera sans doute nécessaire de prévoir quelques journées dans l’entreprise pour qu’il puisse voir de lui-même le fonctionnement et l’environnement de l’entreprise.
Les métiers des ressources humaines requièrent un côté humain non négligeable. Il faut pouvoir communiquer avec les salariés, le middle management et les dirigeants, ce qui nécessite un temps d’adaptation. Cette position centrale qu’ont les RH ne rend pas impossible une intégration en télétravail mais prendra sans doute plus de temps.
Alors l’intégration en télétravail, on en pense quoi ? C’est possible mais il existe des limites dans la fonction RH. Pour des débuts plus faciles, être en contact physique avec certaines personnes de l’entreprise garantit une intégration plus rapide.
