Dans cette interview sur son ouvrage "Les 130 règles d'or pour mieux collaborer à distance " Ed.Marabout, Alexia de Bernardy nous donne les tips d'une collaboration à distance réussie.
Sommaire :
Qu’est-ce qui vous a poussée à écrire cet ouvrage ?
Le télétravail convient-il à tous les profils de salariés ?
Travailler à distance n’a-t-il pas un effet néfaste sur la cohésion d’équipe ?
Quels sont les essentiels à vérifier pour s’assurer que le télétravail d’un collaborateur se déroule bien ?
Comment avez-vous trouvé toutes les bonnes pratiques que vous nous conseillez dans votre livre ?
Un conseil pour l’avenir ?
1) Qu’est-ce qui vous a poussée à écrire cet ouvrage ?
Depuis 2018 je suis fondatrice et dirigeante de laWEbox, l’application collaborative d'animation de managers par le partage d’expériences.
De façon imagée c’est un peu le « waze du management » : quand vous avez une situation nouvelle dans votre quotidien professionnel, laWEbox vous propose un parcours et des contenus pour résoudre votre défi, grâce à des algorithmes qui vont chercher les contenus pertinents pour vous aider, et grâce à l’aide de la contribution très intuitive de communautés de pairs.
Or pendant le confinement, les sujets ont surtout tourné autour de la collaboration à distance.
Les questions et expériences partagées sur la plateforme ont donc beaucoup tourné sur : comment produire la même qualité de travail, individuel et collectif, à distance ?
J’ai donc compilé toutes les contributions les plus intéressantes des managers utilisateurs de laWEbox dans cet ouvrage, édité chez Marabout.
2) Le télétravail convient-il à tous les profils de salariés ?
Non. Depuis toujours certains métiers se font déjà à distance (journalistes, traducteurs, développeurs,… ), le télétravail crée par contre une rupture pour tous ceux qui travaillent en équipe étendue, collaborent avec des équipes de clients, partenaires, collègues interdépendants, ou travaillant sur des problèmes complexes.
Si le télétravail apporte un progrès en termes de qualité de vie au travail, de temps de transport et globalement plus de souplesse dans l’organisation de chacun. Le défi reste de pouvoir maintenir ce que facilite le présentiel : l’esprit d’équipe, l’engagement, la résolution de problèmes complexes, la créativité en équipe, les discussions profondes, la politique interne, la négociation, …
Il y a donc des métiers, ou plutôt des tâches, plus ou moins adaptées au travail à distance. Par ailleurs certains salariés sont mal équipés, notamment les plus jeunes ou les plus précaires qui n’ont pas toujours de surface dédiée au travail, et une promiscuité avec leur entourage qui empêche de se concentrer.
3) Travailler à distance n’a-t-il pas un effet néfaste sur la cohésion d’équipe ?
Vous l’avez compris, le lien est fragile à distance et c’est l’écueil principal, d’autant plus quand il s’agit de réunions hybrides (lorsqu’une partie de l’équipe est à distance et l’autre sur site).
Comment interpréter ce qu’on aurait ressenti autour d’un café, comment transmettre un message délicat, faire un feedback avec des points de progrès, créer du lien avec un prospect, demander un coup de mail sur le vif, encourager par un main sur l’épaule,… Tout un tas de situations du quotidien illustrent cet enjeu.
4) Quels sont les essentiels à vérifier pour s’assurer que le télétravail d’un collaborateur se déroule bien ?
La première chose est de lui demander comment cela se passe pour lui. Les managers prévoient souvent des points en face à face avec leurs équipes ; la question du télétravail fait partie des sujets à aborder : a-t-il un bon équipement, comment juge-t-il sa concentration, son rythme s’il y a un conjoint ou des enfants à la maison, son siège, son bureau, y-a-til du bruit environnant, quels sont ses besoins de contact avec vous et l’équipe, comment vit-il cette distance, souhaite-t-il revenir plus souvent au bureau…
Certaines équipes ont mis en place un indicateur hebdomadaire, de 1 à 5, sur le niveau de confort dans cette nouvelle façon de travailler.
Vous pouvez également l’aider à répartir sa charge, entre les tâches à réaliser à son domicile (ex : produire un document, remplir des tableaux de données, planifier son temps de travail, réfléchir au calme, enchaîner des tâches opérationnelles qu’il maîtrise parfaitement…) versus celles qu’il est préférable qu’il réalise au bureau (ex : partager sur un projet, former un jeune, brainstormer, vous parler d’un point important, négocier avec un prospect, parler de son avenir professionnel, exprimer un besoin délicat, comprendre comment les autres fonctionnent, …).
Assurez-vous également de mettre à disposition l’information utile à son travail et à laisser l’autonomie nécessaire à la réalisation de ces missions à distance, par exemple en quantifiant un objectif à atteindre, qui le laisse libre sur les modalités pour y parvenir. Et formez-vous à animer les temps de partage en visio, par téléphone, par mail, whatsapp,… pour garder le contact, le lien et la confiance. Certains managers se transforment en véritable « animateur radio » lorsqu’ils animent des réunions à distance, pour garder l’attention de chacun, créer de l’interaction, varier les formats pour permettre à chacun de s’exprimer, créer des temps de convivialité y compris à distance.
5) Comment avez-vous trouvé toutes les bonnes pratiques que vous nous conseillez dans votre livre ?
Toutes ces 130 pratiques sont issues des partages d’expériences des managers qui utilisent laWEbox, l’application du quotidien managérial, lorsque leur employeur leur en donne cette chance. Ils y partagent leurs questions, leurs défis du jour, et récoltent les tips de laWEbox et ceux des collègues qui jouent le jeu de l’entraide. « Comment manager mon chef ? » « Comment faire un recadrage à distance ? » « J’ai trop de réunions ? » « Comment dynamiser mes points hebdomadaires » « J’ai perdu le sens de mon travail », « Comment rester créatifs et soudés ? » sont des exemples de questions qui trouvent leurs réponses dans laWEbox, grâce également aux algorithmes qui piochent dans 5 000 contenus pédagogiques très courts.
6) Un conseil pour l’avenir ?
Du côté individuel c’est à chacun de définir un fonctionnement efficient dans ces nouvelles façons de travailler, pour être à la fois efficace et profiter de ce que cela apporte en termes de qualité de vie au travail.
Pour ma part j’aime beaucoup passer mes coups de fil dans un parc en bas de chez moi, l’espace est moins bruyant que la rue, je suis entourée de verdure, et mon cerveau apprécie de marcher quand j’ai besoin de réfléchir.
D’autres ont trouvé des rituels pour commencer et terminer leur journée, pour éviter d’être envahis par le travail qui fait irruption dans leur salon, un exemple de rituel : fermer son bureau le soir et aller chercher du pain à la boulanger, se « forcer » à aller chercher un déjeuner à midi pour sortir, mettre des chaussons quand on bascule en temps « perso », …
Du côté collectif, les managers ont besoin d’être formés à ces nouvelles façons de manager. Certains ne voient pas l’intérêt, conservent leurs méthodes autoritaires et s’étonnent ensuite de constater des problèmes de démotivation dans leur équipe. Le distanciel libère la responsabilisation des équipes, les managers et collaborateurs ne sont pas tous formés à cela, et c’est cela la vraie révolution du télétravail.
"Les 130 règles d'or pour mieux collaborer à distance " Ed.Marabout.
Une interview d'Alexia de Bernardy, pour FoxRH
